Od stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców oraz obniżą koszty związane z ich przechowywaniem.

Obecnie dokumentacja pracownicza przechowywana jest w formie papierowej przez 50 lat. Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowozatrudnionych osób będzie wynosił  10 lat, od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia. Jest to związane z nowym zakresem danych, które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Nowe dane dotyczą wypłaconych pracownikowi (zleceniobiorcy) w danym miesiącu kwot przychodu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej.

Informacje te będą przesyłane w miesięcznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA.

Pracodawca będzie mógł również wybrać okres, przez jaki chce przechowywać akta pracownicze pracowników, których zatrudnił w latach 1999–2018. Aby móc przechowywać krócej – tj. przez 10 lat – dokumenty pracownicze, płatnik będzie musiał złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) wraz z raportami informacyjnymi (ZUS RIA)

Dane z tych dokumentów zostaną zapisane na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości.

Najpierw jednak trzeba dostosować programy kadrowo-płacowe.

Jeśli przedsiębiorca lub biuro rachunkowe działające w jego imieniu, korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami wchodzącymi w życie już 1 stycznia 2019 r. powinni  jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie.

Uwaga ta jest również wskazaniem dla producentów oprogramowania kadrowo-płacowego, z którego korzystają polscy przedsiębiorcy. Rzecz niezwykle ważna: do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS w związku z projektem e-Akta będzie na bieżąco dostosowany program Płatnik i e-Płatnik.

Więcej informacji na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl